Corporativo
Guia do Transportador
13/07/2010 11h00
O conglomerado de empresas Randon deu importante passo para ganhar eficiência em sua estrutura de transporte com auxílio do software GKO FRETE, desenvolvido pela GKO INFORMÁTICA. A solução veio proporcionar acuracidade aos valores cobrados nos conhecimentos de frete das transportadoras que prestam serviços ao Grupo, eliminou a conferência manual de documentos, melhorou os controles internos das notas de expedição e de recebimento de matérias-primas e produtos acabados, e possibilitou reduções com os custos dos fretes.
O processo de avaliação do GKO FRETE começou há três anos. Na época, a Suspensys, empresa do Grupo que fabrica sistemas de suspensões e componentes, buscou no mercado um sistema para controlar custos de frete e monitorar o número de transportadoras atuando em suas operações. Todo o processo de conferência era feito manualmente com apoio de planilhas eletrônicas, gerando erros no registro de informações dos valores pagos às transportadoras.
O elevado número de transportadoras também implicava em menor poder de barganha na negociação, pois com a falta de um controle preciso e abrangente a empresa não conseguia visualizar quais transportadoras atuavam nas diversas regiões do território nacional. "Precisávamos de um sistema que além dos objetivos prop
...O conglomerado de empresas Randon deu importante passo para ganhar eficiência em sua estrutura de transporte com auxílio do software GKO FRETE, desenvolvido pela GKO INFORMÁTICA. A solução veio proporcionar acuracidade aos valores cobrados nos conhecimentos de frete das transportadoras que prestam serviços ao Grupo, eliminou a conferência manual de documentos, melhorou os controles internos das notas de expedição e de recebimento de matérias-primas e produtos acabados, e possibilitou reduções com os custos dos fretes.
O processo de avaliação do GKO FRETE começou há três anos. Na época, a Suspensys, empresa do Grupo que fabrica sistemas de suspensões e componentes, buscou no mercado um sistema para controlar custos de frete e monitorar o número de transportadoras atuando em suas operações. Todo o processo de conferência era feito manualmente com apoio de planilhas eletrônicas, gerando erros no registro de informações dos valores pagos às transportadoras.
O elevado número de transportadoras também implicava em menor poder de barganha na negociação, pois com a falta de um controle preciso e abrangente a empresa não conseguia visualizar quais transportadoras atuavam nas diversas regiões do território nacional. "Precisávamos de um sistema que além dos objetivos propostos permitisse a emissão de relatórios para verificação de dados", explica Luciane Antonioli, colaboradora da área de compras da Suspensys e usuária do GKO FRETE.
Observava-se a mesma situação em outras empresas do Grupo - Randon S.A Implementos e Participações; Randon Implementos para Transporte e Randon Argentina; Randon Veículos; Fras-le; Master; Jost; Castertech e Randon Consórcios. Por essa razão, a implementação do GKO FRETE ocorreu de forma simultânea em todas as unidades.
A solução
A premissa para implantação do GKO FRETE nas empresas do Grupo era de que o sistema apresentasse uma base de dados para negociações futuras, mantendo históricos para consultas e emitindo relatórios gerenciais para análises e negociações. Com isso, o processo de conferência seria automatizado, impondo confiabilidade às operações relacionadas ao frete.
A GKO INFORMÁTICA realizou rodadas de pesquisa com as empresas do Grupo Randon para identificar possíveis problemas com entrada de dados e para entender como desenhar o tratamento de informações pelo GKO FRETE de acordo com as diferentes particularidades de negócios. Isso viria facilitar a integração da solução com o software corporativo (ERP, enterprise resources planning).
Algumas particularidades consistiam na implantação da emissão de faturas de frete das transportadoras por todas as empresas, facilitando a conferência, e na realização de uma revisão dos cadastros de clientes (para emissão de notas) e de fornecedores (para registro de entrada de notas) existentes no ERP para evitar pagamento indevido de frete. Antes de integrar o GKO FRETE ao ERP do Grupo Randon, também foram revisadas informações relativas ao peso de itens de produtos acabados e matéria-prima para que a conferência tivesse maior exatidão.
Resultados
Considerando apenas o primeiro mês de implantação do GKO FRETE, a Suspensys obteve um ganho de 25 mil reais. O valor corresponde a custos com fretes que deixou de pagar indevidamente. Outro resultado positivo relatado pela empresa foi a redução do número de transportadoras em operação, possibilitando maior controle e acuracidade do valor negociado com as transportadoras. Com o tempo reduzido para liberação dos conhecimentos, houve melhor aproveitamento do tempo por parte dos conferentes, tornando o processo mais confiável com a automatização proporcionada pelo GKO FRETE.
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