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Grupo Randon implanta GKO FRETE e ganha acuracidade de dados

Guia do Transportador

13/07/2010 11h00

O conglomerado de empresas Randon deu importante passo para ganhar eficiência em sua estrutura de transporte com auxílio do software GKO FRETE, desenvolvido pela GKO INFORMÁTICA. A solução veio proporcionar acuracidade aos valores cobrados nos conhecimentos de frete das transportadoras que prestam serviços ao Grupo, eliminou a conferência manual de documentos, melhorou os controles internos das notas de expedição e de recebimento de matérias-primas e produtos acabados, e possibilitou reduções com os custos dos fretes.

O processo de avaliação do GKO FRETE começou há três anos. Na época, a Suspensys, empresa do Grupo que fabrica sistemas de suspensões e componentes, buscou no mercado um sistema para controlar custos de frete e monitorar o número de transportadoras atuando em suas operações. Todo o processo de conferência era feito manualmente com apoio de planilhas eletrônicas, gerando erros no registro de informações dos valores pagos às transportadoras.

O elevado número de transportadoras também implicava em menor poder de barganha na negociação, pois com a falta de um controle preciso e abrangente a empresa não conseguia visualizar quais transportadoras atuavam nas diversas regiões do território nacional. "Precisávamos de um sistema que além dos objetivos prop

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O conglomerado de empresas Randon deu importante passo para ganhar eficiência em sua estrutura de transporte com auxílio do software GKO FRETE, desenvolvido pela GKO INFORMÁTICA. A solução veio proporcionar acuracidade aos valores cobrados nos conhecimentos de frete das transportadoras que prestam serviços ao Grupo, eliminou a conferência manual de documentos, melhorou os controles internos das notas de expedição e de recebimento de matérias-primas e produtos acabados, e possibilitou reduções com os custos dos fretes.

O processo de avaliação do GKO FRETE começou há três anos. Na época, a Suspensys, empresa do Grupo que fabrica sistemas de suspensões e componentes, buscou no mercado um sistema para controlar custos de frete e monitorar o número de transportadoras atuando em suas operações. Todo o processo de conferência era feito manualmente com apoio de planilhas eletrônicas, gerando erros no registro de informações dos valores pagos às transportadoras.

O elevado número de transportadoras também implicava em menor poder de barganha na negociação, pois com a falta de um controle preciso e abrangente a empresa não conseguia visualizar quais transportadoras atuavam nas diversas regiões do território nacional. "Precisávamos de um sistema que além dos objetivos propostos permitisse a emissão de relatórios para verificação de dados", explica Luciane Antonioli, colaboradora da área de compras da Suspensys e usuária do GKO FRETE.

Observava-se a mesma situação em outras empresas do Grupo - Randon S.A Implementos e Participações; Randon Implementos para Transporte e Randon Argentina; Randon Veículos; Fras-le; Master; Jost; Castertech e Randon Consórcios. Por essa razão, a implementação do GKO FRETE ocorreu de forma simultânea em todas as unidades.

A solução
A premissa para implantação do GKO FRETE nas empresas do Grupo era de que o sistema apresentasse uma base de dados para negociações futuras, mantendo históricos para consultas e emitindo relatórios gerenciais para análises e negociações. Com isso, o processo de conferência seria automatizado, impondo confiabilidade às operações relacionadas ao frete.

A GKO INFORMÁTICA realizou rodadas de pesquisa com as empresas do Grupo Randon para identificar possíveis problemas com entrada de dados e para entender como desenhar o tratamento de informações pelo GKO FRETE de acordo com as diferentes particularidades de negócios. Isso viria facilitar a integração da solução com o software corporativo (ERP, enterprise resources planning).

Algumas particularidades consistiam na implantação da emissão de faturas de frete das transportadoras por todas as empresas, facilitando a conferência, e na realização de uma revisão dos cadastros de clientes (para emissão de notas) e de fornecedores (para registro de entrada de notas) existentes no ERP para evitar pagamento indevido de frete. Antes de integrar o GKO FRETE ao ERP do Grupo Randon, também foram revisadas informações relativas ao peso de itens de produtos acabados e matéria-prima para que a conferência tivesse maior exatidão.

Resultados
Considerando apenas o primeiro mês de implantação do GKO FRETE, a Suspensys obteve um ganho de 25 mil reais. O valor corresponde a custos com fretes que deixou de pagar indevidamente. Outro resultado positivo relatado pela empresa foi a redução do número de transportadoras em operação, possibilitando maior controle e acuracidade do valor negociado com as transportadoras. Com o tempo reduzido para liberação dos conhecimentos, houve melhor aproveitamento do tempo por parte dos conferentes, tornando o processo mais confiável com a automatização proporcionada pelo GKO FRETE.

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